O correio eletrônico mudou definitivamente a vida das pessoas e das empresas depois de se transformar em um dos mais populares serviços de comunicação da era da informática.

A sua eficácia, no entanto, tem sido colocada à prova diante das ameaças que promovem a perda de produtividade, expõe o usuário a armadilhas e vírus, além de inúmeras outras que podem comprometer a disponibilidade do serviço.

Se você entende o e-mail como um meio de comunicação, e por isso, quer maximizar sua eficácia ao comunicar algo ao seu destinatário, siga essas dicas.

1. Tenha certeza de que todos os destinatários do e-mail têm a genuína necessidade de receber a informação, especialmente quando você envia para outras pessoas em cópia.

2. Forneça toda informação relevante para o comunicado a fim de evitar que ocorram muitos e-mails de retorno ou follow up.

3. Use o campo Assunto de forma inteligente e não indique somente o tema do e-mail, mas também a ação requerida (ex. Sintonia: <assunto> ou Ação: <assunto>). Entretanto, evite usar o rótulo Urgente a menos que estritamente necessário.

4.  Somente utilize o recurso de Cópia (cc:) quando existir uma necessidade genuína de que outras pessoas tomem conhecimento da informação.  Na dúvida, deixe-o de fora do comunicado.

5. Quando o recurso de Cópia (cc:) for considerado necessário, inclua uma primeira linha no e-mail informando a razão de estarem sendo copiados e as ações requeridas. Se você não encontrar esta razão é provável que eles não devam estar em cópia.

6. Nunca use o recurso de Cópia (cc:) para se promover com superiores ou pares.

7.  Se encontrar uma boa razão para utilizar o recurso de Cópia Oculta, por favor, me avise.

8. Somente use o recurso de Responder a Todos quando você tiver certeza de que todos os destinatários inseridos no e-mail original precisam receber a informação, especialmente quando cc: estiver sendo usado.

9. Evite usar o recurso de Responder a Todos quando algum e-mail de grupo estiver incluído na lista de destinatários. Você não saberá dizer quantos e quem são os destinatários do e-mail.

10. Responda o e-mail somente para o remetente original sempre que você receber alguma informação que não deveria ter recebido.

11. Evite mensagens longas e grandes blocos de texto comprimidos. Procure usar pequenos parágrafos e espaços entre eles para garantir uma boa leitura e o recebimento do comunicado. Para listas, itens numéricos ou tópicos use o recurso de bullet points.

12. Não use letras maiúsculas a menos que exista uma razão legítima para isso (ex. para realçar comentários dentro de parágrafos quando recursos de formatação de texto não estiverem disponíveis).

13. Evite o exagero de recursos de formatação. Lembre-se que até eles têm o único propósito de aumentar a eficácia do ato de comunicar.

14. Assuma que qualquer e-mail que enviar poderia acabar em domínio público. Portanto, nunca inclua relatos exaltados e depreciativos sobre indivíduos e lembre-se que existem leis que podem incidir sobre o e-mail como o fazem com qualquer outro tipo de comunicação.

15. Se em uma extensa troca de e-mails um novo tema surgir, crie um novo e-mail com um Assunto compatível com o tema.

16. A assinatura não tem outro propósito senão identificar o remetente e fornecer dados suficientes para um novo contato. Pense nisso na hora de criar a sua.

17. Somente inclua arquivos anexados se for estritamente relevante para complementar o conteúdo do e-mail.

18. Considere o uso de links para áreas colaborativas ou diretórios de rede compartilhados na hora de compartilhar acesso a documentos.

19. Sempre comprima os documentos anexados respeitando o limite médio tolerável de 1 MB, o que tende